Rekam Medis Elektronik Disimpan Paling Singkat 25 Tahun: Arti Aturannya dan Dampaknya bagi Sistem

Salah satu pertanyaan yang sering muncul saat membangun aplikasi klinik atau rumah sakit adalah: berapa lama data pasien harus disimpan? Jawabannya ada di Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Aturan ini menggantikan Permenkes 269/MENKES/PER/III/2008 dan mewajibkan seluruh fasilitas pelayanan kesehatan menyelenggarakan rekam medis elektronik paling lambat 31 Desember 2023 (Pasal 45). Artikel ini membahas bunyi aturan penyimpanannya dan apa konsekuensinya bagi tim IT.

Bunyi aturannya

Pasal 39 ayat (1) menyebutkan bahwa penyimpanan data rekam medis elektronik di fasilitas pelayanan kesehatan dilakukan paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Ayat (2) menambahkan bahwa setelah batas waktu itu berakhir, data dapat dikecualikan dari pemusnahan bila masih akan dipergunakan atau dimanfaatkan. Ayat (3) menyatakan pemusnahan dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ada tiga kata kunci yang sering disalahpahami:

• "Paling singkat" berarti 25 tahun adalah batas minimum, bukan batas maksimum. Fasilitas boleh menyimpan lebih lama.
• "Sejak kunjungan terakhir" berarti hitungannya per pasien dan terus bergeser. Pasien yang terakhir datang tahun 2026 datanya wajib ada setidaknya sampai 2051. Bila ia datang lagi tahun 2030, batasnya ikut mundur ke 2055.
• "Data rekam medis" mencakup seluruh riwayat pasien tersebut, bukan hanya kunjungan terakhirnya.

Konsekuensi praktisnya: untuk pasien yang rutin kontrol, misalnya pasien diabetes atau hipertensi, datanya praktis tidak pernah boleh dihapus selama ia masih berobat.

Contoh perhitungan

Perhatikan pasien B. Data kunjungan pertamanya tahun 2024 tetap harus ada sampai 2056, karena yang dihitung adalah kunjungan terakhir.

Aturan terkait penyimpanan di Permenkes yang sama

• Media penyimpanan (Pasal 20 ayat 3): server, komputasi awan (cloud) yang tersertifikasi sesuai peraturan, dan/atau media digital lain yang tersertifikasi.
• Wajib punya cadangan data (Pasal 20 ayat 4–5): diletakkan di tempat yang berbeda dari lokasi fasilitas, dilakukan secara periodik, dan dituangkan dalam SPO fasilitas.
• Keamanan (Pasal 20 ayat 2): penyimpanan harus menjamin keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan data.
• Interoperabilitas (Pasal 21): rekam medis elektronik harus terhubung dengan platform interoperabilitas dan integrasi data kesehatan Kementerian Kesehatan, yang dalam praktik dikenal sebagai SATUSEHAT.
• Kerja sama dengan vendor (Pasal 22): bila sumber daya terbatas, penyimpanan boleh bekerja sama dengan penyelenggara sistem elektronik yang punya fasilitas penyimpanan di dalam negeri. Vendor harus mendapat rekomendasi dari unit pengelola data Kemenkes, dilarang membuka atau memanfaatkan data (dituangkan dalam pakta integritas atau NDA), dan fasilitas harus memperoleh akses tidak terbatas terhadap datanya.
• Kepemilikan (Pasal 25–26): dokumen rekam medis milik fasilitas pelayanan kesehatan, sedangkan isinya milik pasien.

Sebagai perbandingan, aturan lama (Permenkes 269/2008) mengatur rekam medis rumah sakit disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun sejak pasien terakhir berobat. Lompatan ke 25 tahun ini yang membuat banyak sistem lama perlu ditinjau ulang.

Dampaknya bagi desain sistem

1. Jangan hapus data klinis dari aplikasi

Fitur "hapus pasien" atau "hapus kunjungan" sebaiknya tidak menghapus baris dari database. Gunakan pembatalan dengan jejak (soft delete) dan audit trail, seperti dibahas di desain database aplikasi klinik. Simpan juga kolom tanggal kunjungan terakhir per pasien agar batas retensi mudah dihitung:

SELECT id, no_rm, kunjungan_terakhir,
       kunjungan_terakhir + INTERVAL '25 years' AS batas_minimum_simpan
FROM pasien
WHERE kunjungan_terakhir + INTERVAL '25 years' < CURRENT_DATE;

Kueri seperti ini hanya menghasilkan daftar kandidat untuk ditinjau. Keputusan memusnahkan tetap ada di tangan fasilitas, bukan di tangan skrip otomatis.

2. Format data harus tetap terbaca puluhan tahun

Tantangan terbesar 25 tahun bukan ruang disk, melainkan keterbacaan. Aplikasi, bahasa pemrograman, dan vendor hampir pasti berganti dalam rentang waktu itu. Beberapa kebiasaan yang membantu:

• Simpan data klinis dalam struktur yang jelas dan terdokumentasi, bukan hanya dalam file format tertutup milik aplikasi tertentu.
• Gunakan kode standar (ICD-10, LOINC, KFA) dan format pertukaran seperti FHIR, yang juga dipakai SATUSEHAT. Lihat integrasi HL7, FHIR, dan SATUSEHAT.
• Simpan lampiran (hasil laboratorium, hasil radiologi yang berupa laporan) dalam format terbuka seperti PDF/A dan catat checksum-nya untuk membuktikan keutuhan.

3. Rencanakan kapasitas penyimpanan

Sebagai ilustrasi, klinik dengan 60 pasien per hari dan 300 hari kerja setahun menghasilkan 18.000 kunjungan per tahun. Bila data terstruktur rata-rata 20 KB per kunjungan dan 30% kunjungan membawa lampiran sekitar 300 KB, kebutuhan per tahun kira-kira 0,36 GB + 1,62 GB ≈ 2 GB. Dalam 25 tahun tanpa pertumbuhan, jumlahnya sekitar 50 GB, belum termasuk salinan backup. Angkanya kecil untuk ukuran server hari ini. Yang lebih mahal justru menjaga backup tetap teruji dan bisa dipulihkan selama puluhan tahun. Hitung proyeksi dengan pertumbuhan dan skema retensi backup di kalkulator kebutuhan storage dan backup.

4. Backup di lokasi lain dan uji pemulihan

Pasal 20 mensyaratkan cadangan di tempat berbeda dari lokasi fasilitas. Backup yang tidak pernah dicoba dipulihkan belum bisa dianggap backup. Jadwalkan uji restore berkala dan tentukan target RPO/RTO seperti dijelaskan di RPO, RTO, dan rencana pemulihan bencana.

5. Kontrak vendor harus mengatur keluarnya data

Karena data harus bertahan lebih lama dari umur kontrak mana pun, perjanjian dengan vendor aplikasi atau hosting sebaiknya memuat: hak fasilitas atas akses penuh ke data kapan saja, format ekspor yang disepakati, kewajiban menyerahkan seluruh data saat kontrak berakhir, dan penghapusan salinan di sisi vendor setelah serah terima terverifikasi. Klausul ini sejalan dengan Pasal 22 ayat (5) dan dengan kewajiban pemroses data dalam UU Pelindungan Data Pribadi.

6. Rekam medis kertas lama

Fasilitas yang beralih dari kertas biasanya memindai berkas lama. Buat indeks yang menghubungkan hasil pindaian ke nomor rekam medis dan tanggal kunjungan, supaya arsip lama ikut dihitung dalam kebijakan retensi yang sama.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengira 25 tahun dihitung dari kunjungan pertama atau dari tanggal data dibuat.
• Menjalankan penghapusan otomatis saat batas tercapai, tanpa peninjauan dan berita acara.
• Backup hanya di server yang sama atau di ruangan yang sama dengan server utama.
• Tidak ada rencana ekspor data ketika berganti vendor, sehingga data terkunci di aplikasi lama.
• Menyimpan di layanan luar negeri tanpa mengecek ketentuan kerja sama penyimpanan di dalam negeri.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah boleh disimpan lebih dari 25 tahun? Boleh. Aturannya "paling singkat", dan Pasal 39 ayat (2) juga membolehkan data tetap disimpan bila masih akan dimanfaatkan.

Apakah data yang sudah dikirim ke SATUSEHAT berarti fasilitas tidak perlu menyimpan sendiri? Tidak. Pasal 20 dan 39 mengatur penyimpanan di fasilitas pelayanan kesehatan, sedangkan Pasal 21 mengatur keterhubungan dengan platform Kemenkes. Keduanya berjalan bersamaan.

Apakah aturan ini masih berlaku setelah UU Kesehatan 2023? Pada saat tulisan ini dibuat, Permenkes 24/2022 masih menjadi rujukan teknis rekam medis. Karena regulasi turunan UU 17/2023 terus terbit, periksa JDIH Kementerian Kesehatan untuk perubahan terbaru sebelum menetapkan kebijakan.

Artikel ini adalah panduan teknis, bukan nasihat hukum. Untuk kebijakan retensi dan pemusnahan di fasilitas Anda, rujuk teks resmi peraturan dan pedoman rekam medis elektronik dari Kementerian Kesehatan, serta libatkan unit rekam medis dan bagian hukum.